DOCUMENT & PROCESS MANAGEMENT

La soluzione RDS docService offre alle aziende un sistema di document management per il trattamento e la gestione del flusso dei documenti e delle informazioni, integrando in modo nativo e completamente personalizzabile processi di approvazione documentale al fine di abilitare il rilascio di oggetti transazionali di RDS ERP – per esempio il rilascio di ordini di acquisto tramite approvazione web delle relative versioni in PDF, il rilascio di richieste di acquisto, l’autorizzazione alla registrazione o al pagamento delle fatture.

VANTAGGI

Il document management system offerto da RDS consente di:

  • raccogliere i documenti, elaborarne le informazioni e controllarle;
  • integrare il sistema ERP;
  • conservare e distribuire i documenti;
  • smaterializzare la documentazione e collocarla in un archivio digitale che ne assicuri la validità a fini legali.

I processi relativi all’area Amministrazione, Finanza e Controllo riguardano:

  • la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo;
  • il workflow documentale per la validazione di richieste di acquisto o le fatture fornitori;
  • la conservazione sostitutiva dei documenti, integrata dalla loro distribuzione via mail e Postel e dalla consultazione web dei documenti amministrativi clienti/fornitori;
  • la gestione automatica delle fatture passive.

Il Workflow documentale di RDS ERP consente la gestione documentale e l’ottimizzazione dei processi mission critical dell’azienda e dei flussi informativi, riducendo i tempi e i costi delle operazioni, migliorando la qualità dei servizi e dei processi di business e amministrativi.

La Conservazione Sostitutiva è la procedura informatica/legale regolamentata dalla legge in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, equiparando i documenti cartacei con quelli elettronici, permettendo alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e stoccaggio. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere conservata a norma di legge per più anni.

La tecnologia della firma digitale permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata alla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

E’ inoltre possibile scambiare in modo automatico documenti tra clienti e fornitori (fatturazione elettronica), con convalida civilistico-fiscale.

MODULO BUSINESS INTELLIGENCE DAILYBI

La suite RDS ERP offre inoltre il modulo di Business Intelligence dailyBI, integrato con il sistema documentale e il mondo transazionale dell’ERP.
Il modulo di Business Intelligence di RDS ERP offre le seguenti funzionalità:

  • applicazioni analitiche avanzate;
  • cruscotti e KPI;
  • query, reporting e analisi integrate con il documentale e con il mondo transazionale dell’ERP.

I processi relativi all’area Amministrazione, Finanza e Controllo riguardano:

  • la gestione dei documenti del ciclo attivo e passivo;
  • il workflow documentale per la validazione di richieste di acquisto o le fatture fornitori;
  • la conservazione sostitutiva dei documenti, integrata dalla loro distribuzione via mail e Postel e dalla consultazione web dei documenti amministrativi clienti/fornitori;
  • la gestione automatica delle fatture passive.

Tale sistema di Business Intelligence consente alla Direzione aziendale di estrarre i dati che interessano, compararli ed elaborare grafici precisi e assolutamente intuitivi per improntare il proprio disegno di espansione e crescita economica.

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