ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA

La suite RDS docService consente di trasformare in archivi informatici sicuri e facilmente consultabili tutta la documentazione cartacea ed elettronica aziendale, coerentemente con quanto previsto dalla normativa.

A seguito dell’archiviazione, i documenti possono essere spediti via mail.
Il servizio myRDS consente di utilizzare docService in completo outsourcing, per conservare a norma fatture, registri e tutta la documentazione aziendale.

Si tratta di una soluzione affidabile per la conservazione sostitutiva di fatture e documenti e per la gestione dell’archiviazione sostitutiva, in modo sicuro e conforme alla normativa, operando completamente da remoto.

I VANTAGGI

La configurazione consente di definire:

  • l’intervallo di conservazione, ovvero il periodo dopo il quale effettuare la procedura di conservazione;
  • il tipo di data da considerare, di archiviazione o del documento.

I processi relativi all’area Amministrazione, Finanza e Controllo riguardano:

  • attraverso le applicazioni RDS ERP o altre applicazioni aziendali, tramite web service per il caricamento dei documenti;
  • manualmente, tramite funzioni di upload del sistema docService.

Possibili trattamenti automatici dei documenti:

  • estrazione metadati necessari all’indicizzazione;
  • implementazione di procedure di verifica per la validazione dei dati e notifiche;
  • apposizione riferimento temporale e firma digitale qualificata;
  • archiviazione nella Banca Dati;
  • conservazione in base alle periodicità definite tramite la configurazione;

 

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