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CONTO
LAVORAZIONE ESTERNE |
La gestione delle lavorazioni esterne, denominata “Work”
è uno strumento realizzato con l’obiettivo
di fornire, al gestore delle lavorazioni presso terzi,
un supporto informatico in grado di seguire tutto
il flusso dei documenti da e verso il fornitore
e gestire contemporaneamente la disponibilità dei
materiali presso i propri magazzini e presso i magazzini
dei terzisti.
Work copre tutta l’area relativa
alle lavorazioni esterne a partire dalle richieste di
lavorazione, che possono nascere in modo automatico dalla
gestione dei fabbisogni o caricate direttamente dall’utente,
alla gestione delle offerte dei terzisti, alla gestione
completa degli acquisti con funzioni analoghe a quelle
già descritte nel modulo order.
Al ricevimento dei lavorati viene verificata la congruenza
dei dati bolla con gli ordini e vengono creati i movimenti
di carico a collaudo o a magazzino dei prodotti in entrata
e lo scarico dei componenti presso il magazzino del terzista.
Di
rilievo, per una efficiente amministrazione del
terzista, è il confronto delle fatture con
gli ordini emessi e la generazione in automatico
delle implicazioni contabili, fiscali e gestionali
dei costi della lavorazione.
Work fornisce inoltre strumenti per seguire
lo stato d’avanzamento delle richieste di
lavorazione, per monitorare il portafoglio
ordini ed ottenere situazioni per fornitore, materiali,
data scadenza, ecc… , per tenere sotto controllo
la disponibilità e le giacenze dei magazzini
propri e dei terzisti ottimizzando il livello delle
scorte ed il relativo impegno finanziario. |
Di seguito le informazioni dettagliate delle singole funzionalità:
work flow
distinta base
richiesta di lavorazione
richiesta d'offerta
ordini a terzisti
distinte di prelievo
bolle di prelievo
gestione entrata prodotti
accettazione prodotti
carico ubicazioni
bolle di reso a terzisti
controllo fattura fornitori
integrazione con il Controllo di gestione
e la Tesoreria
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Workflow |
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| Il modulo work permette di
gestire le lavorazioni dei terzisti attraverso
la parametrizzazione di un workflow che assegna
i processi ammessi. Il ciclo passivo completo
delle lavorazioni esterne contempla i seguenti
processi: |
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Richieste di lavorazione (rdl).
Autorizzazione rdl.
Smistamento rdl.
Richieste d’offerta (rdo).
Ordini.
Distinte di prelievo.
Bolle di consegna.
Accettazione materiali (bem).
Collaudo.
Controllo fatture fornitori.
Per ogni entità aziendale e tipologia di
spesa è possibile parametrizzare il processo
delle lavorazioni personalizzando con il workflow
la modalità del processo delle lavorazioni esterne.
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Distinta
base |
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La procedura permette la gestione
completa in tempo reale della distinta base
dei prodotti.
Le funzioni previste dalla procedura sono: |
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Gestione delle strutture di distinta base.
Gestione delle situazioni di esploso di distinta base.
Gestione delle situazioni di imploso di distinta base.
Gestione delle situazioni a scalare a quantità
e valore.
Nel modulo work la distinta base consente
al sistema di calcolare, al momento dell’ordine
di una lavorazione, l’impegno dei componenti necessari
alla trasformazione.
L’impegno dei componenti può scatenare in
order dei processi di acquisto o generare
in mrpuno dei processi di produzione interna.
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Richieste
di lavorazione |
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La richiesta di lavorazione (rdl) è
un modulo attivabile opzionalmente nel workflow
per la gestione del ciclo passivo di una azienda e costituisce
il primo passo verso l’ordine ai terzisti.
La richiesta di lavorazione può essere generata
manualmente o automaticamente dall’elaborazione
dei fabbisogni di magazzino.
Le richieste sono inseribili a quantità
o a valore e possono già contenere le
imputazioni a nature e destinazioni contabili, nel qual
caso il sistema di verificare la capienza rispetto ad
un budget di spesa.
Le richieste possono poi essere approvate da enti autorizzanti
e successivamente smistate verso gli acquisitori (buyers).
| Sono
a disposizione dell’utente elenchi e visualizzazioni
delle rdl per magazzino, richiedente
ed articolo che evidenziano le situazioni per i
possibili stati in cui può essere una richiesta
di lavorazione (rdl): |
Rdl bloccate.
Rdl da autorizzare.
Rdl autorizzate.
Rdl da smistare.
Rdl smistate per buyer.
Rdl evase da offerte.
Rdl evase da contratti.
Rdl evase da ordini.
Le richieste di lavorazione sono gestibili per
destinazione e natura contabile e ciò
consente al controller aziendale di verificare la capienza
delle proiezioni dei costi o delle immobilizzazioni rispetto
ad un budget.
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Richieste
d’offerta |
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A fronte di una richiesta di lavorazione, processata o
no nel sistema, il sistema permette di gestire più
richieste d’offerta a vari fornitori.
Il sistema propone i fornitori abituali in funzione delle
offerte precedenti per quegli articoli.
L’utente può, con questo modulo, gestire
i ritorni d’offerta e le assegnazioni della
gara evadendo la rdo accettata con un contratto
o un ordine.
| Sono
a disposizione dell’utente elenchi e visualizzazioni
delle rdo per magazzino, fornitore
ed articolo che evidenziano le situazioni per i
possibili stati in cui può essere una richiesta
d’offerta: |
Rdo in attesa di risposta.
Rdo con risposta.
Rdo accettate.
Rdo evase da contratti.
Rdo evase da ordini.
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Ordini
a terzisti |
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Con questo modulo il buyer provvede all’emissione
degli ordini attraverso l’evasione di richieste
di lavorazione o di offerta o infine attraverso la digitazione
diretta.
Nel caso in cui l’acquisitore evada dei processi
automatizzati (rdl, rdo) il sistema propone
già gli articoli ed i relativi prezzi sfruttando
la sinergia della meccanizzazione.
Le righe d’ordine determinano il piano delle consegne
che aiutano il fornitore a programmare un piano di produzione
ottimizzato. Inoltre gli ordini a terzista dei prodotti
finiti determinano gli impegni dei materiali componenti
presso il fornitore.
Ciò ci consente di elaborare piani di spedizione
dei materiali al terzista con liste di prelievo
a magazzino ed emissione dei documenti di trasporto.
Sono a disposizione dell’utente elenchi e visualizzazioni
degli ordini per magazzino, fornitore ed articolo che
evidenziano le situazioni per i possibili stati in cui
può essere un ordine.
Gli impegni verso fornitori sono gestibili per destinazione
e natura contabile e ciò consente al controller
aziendale di verificare la capienza delle
proiezioni dei costi o delle immobilizzazioni rispetto
ad un budget.
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Distinte
di prelievo |
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La gestione delle distinte di prelievo
è stata ideata al fine di fornire all’ufficio
competente i dati necessari alla preparazione dei componenti
da inviare ai terzisti.
Questa funzione viene realizzata in modo automatico
richiamando dal portafoglio ordini quelli interessati
alla pianificazione.
| Questo
richiamo può essere per fasce di terzisti
o di ordini. Individuato l’ordine l’operatore
può registrare la bolla di prelievo il sistema: |
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Aggiorna i movimenti
e le giacenze di magazzino. |
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Predispone le distinte
di prelievo ordinando i materiali da prelevare in
funzione di una ottimizzazione di percorso in relazione
ad un parametro che assegna la priorità dell’anagrafica
delle ubicazioni fisiche. |
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Predispone le distinte
di prelievo ordinando i materiali da prelevare per
destinazione/terzista. |
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Bolle
di consegna |
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La gestione delle
bolle di consegna permette l’emissione
delle bolle, su moduli prestampati, al momento
dell’uscita da magazzino, per le consegne
ai terzisti.
La bolla si può ottenere tramite: |
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Richiamo delle distinte
di prelievo: tale funzione permette di
richiamare una o più distinte di prelievo
per confermare i dati quantitativi dei componenti
da inviare al terzista |
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Richiamo dell’ordine:
tale funzione permette di richiamare una o più
ordini terzisti per confermare i dati quantitativi
dei componenti da inviare al terzista |
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Bolla diretta: tale
funzione permette di inserire ex-novo una bolla
di consegna dei componenti da inviare al terzista
senza riferirsi a ordini o liste di prelievo. |
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Gestione
entrata prodotti |
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Le entrate prodotti
sia relative ad ordini terzisti che dirette
vengono realizzate con una procedura automatica
on-line, che si interfaccia
con la gestione ordini a terzisti, la gestione
controllo fattura terzisti e la gestione magazzino.
Le entrate possono essere: |
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Entrate a fronte di ordini
a terzisti: questa funzione viene realizzata
richiamando direttamente gli ordini che si vogliono
evadere o selezionandoli tra gli ordini in essere
per il terzista. Le tecniche definite consentono
una notevole rapidità operativa all’utente
per realizzare le funzioni di entrata prodotti.
L’operazione genera i carichi di magazzino
dei prodotti finiti in entrata e gli scarichi automatici
dei componenti impegnati in fase di rilascio dell’ordine.
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Entrate dirette:
la funzione di gestione delle entrate prodotti che
si verificano in azienda senza che sia stato preventivamente
emesso un ordine, anche se devono essere considerate
delle eccezioni, vengono gestite dalla procedura
in modo tale da consentire una completa gestione
del fenomeno. Anche queste entrate verranno fatturate
dai terzisti e, se la procedura di controllo fatture
è installata, saranno controllate elettronicamente.
Anche in questa modalità di entrata sono
realizzati i collegamenti procedurali previsti per
l’altro tipo di entrata con l’unica
eccezione riferita al portafoglio ordini. |
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Accettazione
prodotti |
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Tramite apposita segnalazione sull’anagrafica materiali
è possibile stabilire quali di essi debbano subire
un processo di controllo qualità o collaudo.
All’arrivo della merce, il sistema suddivide le
righe bolla con prodotti soggetti a collaudo da quelle
con prodotti non soggetti, utilizzando uno stato logico
di transito (giacenza in attesa di collaudo).
Una
volta effettuate le attività tecniche necessarie
alle verifica dei prodotti, i materiali vengono
richiamati dalle bolle in attesa di collaudo e si
dichiarano le quantità accettate.
La movimentazione di magazzino relativa a questa
operazione permette di stornare il conto giacenza
in attesa di collaudo per alimentare il conto giacenza
disponibile. |
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Carico
ubicazioni |
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Il magazzino può essere suddiviso in aree
fisiche (scaffali, corridoi, ecc…).
Con questa funzione, richiamando la bolla, si possono
indicare le ubicazioni fisiche e le relative quantità
per singolo prodotto.
Successivamente le giacenze sono gestite
sempre e solo ad ubicazione fisica
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Bolle
di reso a terzisti |
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La gestione delle bolle
di reso consente di scaricare dal
magazzino gli articoli resi al terzista.
La bolla si può ottenere tramite: |
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Richiamo delle bolle di
entrata: tale funzione permette di richiamare
una o più bolle di entrata per confermare
i dati quantitativi dei prodotti da inviare al terzista
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Bolla diretta:
tale funzione permette di inserire ex-novo una bolla
di reso dei prodotti da inviare al terzista. Anche
in questa modalità di reso sono realizzati
i collegamenti procedurali previsti per l’altro
tipo di scarico con l’unica eccezione riferita
alle bolle di entrata. |
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Controllo
fattura fornitori |
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La funzione in oggetto consente di effettuare
un controllo analitico di tutte le fatture inviate
dai fornitori a fronte delle consegne e prestazioni effettuate.
La funzione del controllo fattura necessita dell’imputazione
del fornitore, del numero, data e valore della fattura.
L’operatore, dopo che il sistema ha proposto i ricevimenti
e le prestazioni non fatturate, deve indicare le bolle
che sono oggetto di registrazione ed il sistema propone
tutti i valori atti al controllo.
La fase del controllo fattura aggiorna la contabilità
ed il controllo di gestione con l’indicazione
se le scadenze sono disponibili o no al pagamento.
Il sistema aiuta l’operatore indicandogli se ci
sono errori da parte del fornitore nei prezzi o quantità
oppure se il materiale non ha superato la fase di collaudo.
Il modulo in oggetto gestisce le fatture a fronte di bem
non ancora pervenute ed i resi a fornitori
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Integrazione
con il Controllo di Gestione e la Tesoreria |
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| Il modulo work è integrato
con il controllo di gestione RDS co.gest e
permette, con una opportuna parametrizzazione,
di alimentare le strutture gestionali di:
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Impegni da richieste di lavorazione.
Iimpegni da ordini di lavorazione.
Il controller aziendale, con gli impegni
verso fornitori, può ottenere dal sistema una situazione
più articolata e completa della proiezione dei
costi in quel momento disponibili nell’elaboratore.
Il tesorerie può conoscere, attraverso la situazione
degli impegni di work, la proiezione
degli impegni finanziari dalle scadenze delle righe d’ordine
non ancora evase dalle bem/bap.
Tale informazione può essere utile
per completare la proiezione degli impegni finanziari
del modulo di tesoreria integrato con la contabilità.
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