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ORDER |
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Order e' la soluzione applicativa
realizzata da RDS al fine di gestire l'intero ciclo
degli approvvigionamenti, ottimizzando il
flusso delle informazioni sia all'interno
che all'esterno dell'azienda. Fornisce alla direzione
acquisti ed agli acquisitori tutte le informazioni
necessarie per decidere a chi e come emettere l'ordine.
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è un modulo applicativo in
grado di dialogare con gli altri
sottosistemi aziendali rendendo quindi possibile
analisi che vanno dallo specifico sul mondo
acquisti e magazzino a situazioni più generalizzate
per "destinazione della spesa" (centri di
costo, commesse, progetti), per disponibilità
di spesa (budget) oppure situazioni dell'impegno
finanziario generato dagli ordini in essere.
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Order assicura
una gestione completa ed integrata di tutte
le fasi del ciclo acquisti, a partire dalla
gestione delle richieste di approvvigionamento,
che possono essere caricate direttamente da terminale
oppure in modo automatico dalla pianificazione dei
fabbisogni. Il processo poi si estende ad una gestione
completa del portafoglio ordini fornitori (contratti,
ordini aperti, richieste di consegna, accordi prezzi,
modifiche d'ordine), alla gestione dei listini,
ad una gestione delle entrate merci a cui è possibile
agganciare il collaudo e l'assegnazione delle ubicazioni
fisiche del materiale entrato, alla registrazione
dell'avvenuta prestazione, per arrivare al controllo
fattura con aggiornamento della contabilità generale
e del controllo di gestione.
Le
caratteristiche di integrazione del modulo,
nell'ottica dell'intero sistema informativo, sono
tali da consentire un allineamento in tempo reale
degli "eventi" che il sistema stesso genera nei
confronti di altri sottosistemi; in particolare
l'allineamento è completo ed automatico con il modulo
della gestione dei movimenti di magazzino per quanto
riguarda l'aggiornamento delle giacenze in funzione
dei ricevimenti effettuati, e con il modulo amministrativo
per il trasferimento dei dati che permettono una
completa imputazione dei costi e delle immobilizzazioni
per natura e destinazione
Anagrafiche Materiali parametri aggiuntivi
Anagrafiche Fornitori parametri aggiuntivi
Workflow
Listini di acquisto
Richieste d’acquisto
Richieste d’offerta
Contratti di acquisto
Ordini di acquisto
Gestione ricevimenti
Accettazione
prodotti
Carico ubicazioni
Controllo fattura fornitori Integrazione
con il Controllo di Gestione e la Tesoreria
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Anagrafiche
Fornitori parametri aggiuntivi |
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| A livello di anagrafica
fornitori si possono imputare una serie
di parametri legati alle modalità
di acquisto tra cui: |
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Magazzini
nel caso il fornitore sia un terzista
o un deposito per effettuare gli automatismi
di carico scarico nelle varie fasi di
lavorazione. |
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Indirizzi secondari
da gestire come luoghi di consegna. |
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Codici statistici
di aggregazione. |
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Codici di raggruppamento
per listini. |
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Workflow
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Il modulo
order permette di gestire
il ciclo passivo dell’azienda
attraverso la parametrizzazione
di un workflow
che assegna ad ogni entità
aziendale, per tipologia di spesa,
i processi ammessi.
Il ciclo passivo completo per
una entità aziendale contempla
i seguenti processi: |
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Richieste d’acquisto (rda).
Autorizzazione rda.
Smistamento rda.
Richieste d’offerta (rdo).
Contratti.
Ordini.
Richieste di consegna.
Accettazione materiali (bem).
Avvenute prestazioni (bap).
Collaudo.
Controllo fatture fornitori.
Per ogni entità aziendale e tipologia
di spesa è possibile parametrizzare
il processo degli acquisti personalizzando
con il workflow la modalità
di acquisto per esempio attivando per certe
tipologie di spesa solo i contratti, le bem
ed il controllo fattura.
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Listini
di acquisto |
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| La procedura in
oggetto consente di: |
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Gestire listini in valuta.
Gestire contemporaneamente più listini.
Gestire listini specifici con prezzi netti
speciali.
Registrare dati relativi a differenze prezzo
e/o sconti riferiti ad uno dei listini di
base.
Gestire dei listini per gruppi di articoli.
Gestire dei listini per gruppi di fornitore.
Gestire dei listini per fornitore.
Tutte le gestioni di order sono collegate
parametricamente alla procedura dei listini
per avere delle proposte di prezzo e di sconti
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Richieste
d’acquisto |
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La richiesta d’acquisto è un
modulo attivabile opzionalmente nel workflow
che gestisce il ciclo passivo di
una azienda per una entità aziendale
e tipologia di spesa.
La richiesta d’acquisto può essere
generata manualmente o automaticamente dall’elaborazione
dei fabbisogni di magazzino.
Le richieste sono inseribili a quantità
o a valore e possono già contenere
le imputazioni a nature e destinazioni contabili,
nel qual caso il sistema di verificare la
capienza rispetto ad un budget di spesa.
Le richieste possono poi essere approvate
da enti autorizzanti e successivamente smistate
verso gli acquisitori (buyers).
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Richieste
d’offerta |
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A fronte di una richiesta d’acquisto,
processata o no nel sistema, il sistema permette
di gestire più richieste d’offerta
a vari fornitori.
Il sistema propone i fornitori abituali in
funzione delle offerte precedenti per quegli
articoli.
L’utente può, con questo modulo,
gestire i ritorni d’offerta e le assegnazioni
della gara evadendo la rdo accettata con un
contratto o un ordine.
| Sono
a disposizione dell’utente elenchi
e visualizzazioni delle rdo per magazzino,
fornitore ed articolo che evidenziano
le situazioni per i possibili stati
in cui può essere una richiesta
d’offerta: |
Rdo in attesa di risposta.
Rdo con risposta.
Rdo accettate.
Rdo evase da contratti.
Rdo evase da ordini.
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Contratti
di acquisto |
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Il sistema gestisce i contratti
o gli ordini aperti a fornitori
direttamente o con riferimento ad una rda
o una rdo processata.
L’utente può, con questo modulo,
gestire i contratti in cui possono essere
memorizzati, indipendente dalla destinazione
e natura contabile, una offerta di fornitura
con dati quantitativi indicativi, prezzi e
sconti.
| Sono
a disposizione dell’utente elenchi
e visualizzazioni dei contratti per
magazzino, fornitore ed articolo che
evidenziano le situazioni per i possibili
stati in cui può essere un ordine
aperto. |
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Ordini
di acquisto |
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Con questo modulo il buyer
provvede all’emissione degli ordini
attraverso l’evasione di richieste d’acquisto
o richieste d’offerta o contratti o
infine attraverso la digitazione diretta.
Nel caso in cui l’acquisitore evada
dei processi automatizzati (rda, rdo, contratti)
il sistema propone già gli articoli
ed i relativi prezzi sfruttando la sinergia
della meccanizzazione.
Le righe d’ordine determinano il piano
delle consegne che aiutano il fornitore
a programmare un piano di produzione ottimizzato.
Sono a disposizione dell’utente elenchi
e visualizzazioni degli ordini per magazzino,
fornitore ed articolo che evidenziano le situazioni
per i possibili stati in cui può essere
un ordine.
Gli impegni verso fornitori sono gestibili
per destinazione e natura contabile e ciò
consente al controller aziendale di verificare
la capienza delle proiezioni dei costi o delle
immobilizzazioni rispetto ad un budget.
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Gestione
ricevimenti |
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Con questo modulo il sistema consente di avviare
tutti i processi della determinazione
della disponibilità del materiale,
del caricamento del magazzino contabile o
della acquisizione dei costi qualora sia destinato
ad un centro di costo o una commessa di vendita
o una di investimento.
La gestione dei ricevimenti è estesa
alle prestazioni di servizi nel qual caso
sono trattate le evasioni degli ordini anche
in percentuale (stato avanzamento lavori).
Nel caso si processi del materiale gestito
attraverso il controllo qualità, il
caricamento a magazzino contabile non alimenta
la giacenza disponibile ma un conto transitorio
che viene scaricato nel processo del collaudo.
I ricevimenti possono evadere dei richieste,
dei contratti, degli ordini oppure possono
essere imputati direttamente.
Nel caso in cui l’accettazione evada
dei processi automatizzati (rda, rdo, contratti,
ordini), il sistema propone già gli
articoli con le relative quantità sfruttando
la sinergia della meccanizzazione.
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Accettazione
prodotti |
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Tramite apposita segnalazione sull’anagrafica
materiali è possibile stabilire quali di
essi devono subire un processo di controllo qualità
o collaudo.
All’arrivo della merce, il sistema suddivide
le righe bolla con prodotti soggetti a collaudo
da quelle con prodotti non soggetti, utilizzando
uno stato logico di transito (giacenza in attesa
di collaudo).
Una volta effettuate le attività tecniche
necessarie alle verifica dei prodotti, i materiali
vengono richiamati dalle bolle in attesa di collaudo
e si dichiarano le quantità accettate.
La movimentazione di magazzino relativa a questa
operazione permette di stornare il conto giacenza
in attesa di collaudo per alimentare il conto giacenza
disponibile.
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Carico
ubicazioni |
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Il magazzino può
essere suddiviso in
aree fisiche (scaffali, corridoi, ecc…).
Con questa funzione, richiamando la
bolla, si possono indicare le ubicazioni
fisiche e le relative quantità
per singolo prodotto.
Successivamente le giacenze sono gestite
sempre e solo ad ubicazione fisica.
Bolle di reso a fornitori |
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La gestione delle bolle di reso
consente di scaricare dal magazzino gli articoli
resi al fornitore.
La bolla si può ottenere tramite:
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Richiamo delle bolle
di entrata: tale funzione permette
di richiamare una o più bolle di entrata
per confermare i dati quantitativi dei prodotti
da inviare al fornitore |
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Bolla diretta:
tale funzione permette di inserire ex-novo
una bolla di reso dei prodotti da inviare
al fornitore. |
Anche in questa modalità di reso sono realizzati
i collegamenti procedurali previsti per l’altro
tipo di scarico con l’unica eccezione riferita
alle bolle di entrata.
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Controllo
fattura fornitori Integrazione con il Controllo
di Gestione e la Tesoreria |
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Il modulo order è integrato
con il controllo di gestione RDS co.gest
e permette, con una opportuna parametrizzazione,
di alimentare le strutture gestionali di:
Impegni da richieste d’acquisto.
Impegni da ordini d’acquisto.
Il controller aziendale, con gli
impegni verso fornitori, può ottenere dal
sistema una situazione più articolata e completa
della proiezione dei costi in quel momento disponibili
nell’elaboratore.
Il tesorerie può conoscere, attraverso la
situazione degli impegni di order, la proiezione
degli impegni finanziari dalle scadenze delle righe
d‘ordine non ancora evase dalle bem/bap.
Tale informazione può essere utile per completare
la proiezione degli impegni finanziari del modulo
di tesoreria integrato con la contabilità.
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