docService – Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva

Attraverso la suite di RDS docService la documentazione cartacea ed elettronica aziendale viene trasformata in archivi informatici sicuri e facilmente consultabili in perfetta aderenza alla normativa.

Con docService sarà possibile automatizzare l'invio via email della documentazione archiviata.

Attraverso il servizio myRDS la soluzione potrà essere utilizzata in completo outsourcing per conservare a norma fatture, registri e tutta la documentazione aziendale.

docService è la soluzione affidabile per archiviare e conservare fatture, documenti di trasporto, registri e qualsiasi documento fiscale o di altra natura in modo sicuro e conforme alla normativa, senza necessariamente installare apparecchiature e operando completamente da remoto.

Attraverso la configurazione sarà possibile definire:

> L’intervallo di conservazione: il periodo dopo il quale effettuare la procedura di conservazione, ad esempio ogni 15 giorni;
> Il tipo di data da considerare: data archiviazione o data documento

Il caricamento dei documenti può avvenire:

> Dalle applicazioni di RDS ERP o da altre applicazioni aziendali, tramite un semplice web service tramite il quale effettuare il caricamento dei documenti, che consente di specificare il formato, la tipologia di documenti (fatture, DDT ecc.) e gli eventuali metadati e che restituisce eventuali errori alle applicazioni chiamanti.
> Manualmente tramite le funzioni di upload di docService, il sistema di gestione degli archivi accessibile via web

Per chi desidera conservare i documenti a norma di legge la suite prevede i seguenti trattamenti automatici:

Estrazione dati: per ogni tipo di documento interessato sono previste delle procedure di estrazione dei metadati necessari all’indicizzazione.

Validazione dei dati e notifiche: per ogni tipo di documento è possibile implementare delle procedure di verifica: ad esempio per le fatture occorre verificare la sequenzialità, l’assenza di “buchi di numerazione”, e la presenza dati obbligatori.

Apposizione riferimento temporale e firma digitale qualificata dei singoli documenti.

Archiviazione: indicizzazione e inserimento nella Banca Dati, per consentire la ricerca via web agli utenti abilitati.

Conservazione: in base alle periodicità definite tramite la configurazione, è prevista la creazione del lotto documenti, marcatura e firma e registrazione nell’archivio conservazione di docService.

I documenti archiviati e conservati sono ospitati all’interno di docService e possono essere ricercati in base a tutti i dati di indicizzazione.

I lotti conservati possono essere ricercati per data, esercizio e identificativo. L’integrità del lotto può essere verificata “on line” oppure è possibile scaricare il lotto per sottoporlo a verifica tramite strumenti alternativi. Le immagini ISO dei lotti possono essere scaricate per un’ulteriore archiviazione in sede.

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