EPM (Enterprise Project Management) è un ambiente end-to-end collaborativo per progetti, che aiuta le organizzazioni a ottenere visibilità, comprensione e controllo di tutti i tipi di lavoro, perfezionando i processi decisionali, migliorando l'allineamento con la strategia aziendale, ottimizzando l'utilizzo delle risorse e valutando e favorendo il miglioramento dell'efficienza operativa.
EPM offre potenti strumenti di gestione dei progetti che garantiscono il giusto equilibrio tra semplicità di utilizzo, potenza e flessibilità, per consentire di gestire i progetti in modo più efficace ed efficiente.
Con EPM è possibile restare sempre aggiornati sull'andamento dei progetti, controllare pianificazioni e budget, mantenere allineati i vari team di progetto e aumentare la produttività grazie a flessibili strumenti e ad avanzate funzionalità di reporting e pianificazione.
La soluzione EPM consente alle organizzazioni di gestire al meglio i progetti nelle varie versioni di pianificazione (di Gara, Esecutiva, …) ed analizzare report in maniera efficace.
Gli strumenti di gestione delle raccolte di progetti basati sul Web aiutano il management ad allineare personale e progetti agli obiettivi aziendali, identificare rapidamente i problemi e attuare azioni correttive.
I membri dei team possono aggiornare rapidamente le informazioni sui progetti, collaborare e mantenersi aggiornati tramite la posta elettronica e strumenti basati Web.
Tramite il modulo EPM è possibile valutare e registrare le informazioni di base sui costi del progetto sia a livello di budget che di consuntivo.
È possibile utilizzare numerosi tipi di costi che vengono calcolati automaticamente durante l'avanzamento del progetto.
Tipi di costi disponibili in EPM
I costi sono un aspetto importante della programmazione e del controllo del progetto (nelle varie versioni di pianificazione) e in EPM ne esistono diversi tipi.
E' possibile immettere e registrare i seguenti tipi di costi:
Una risorsa di costo è una risorsa che consente di accumulare costi occasionali o periodici appartenenti a un'attività. Le risorse di costo possono includere, ad esempio, tariffe aeree o affitto e in genere costituiscono un costo occasionale per attività, anche se nel ciclo di vita di un'attività possono essere presenti più voci distinte per questo costo.
Per una singola risorsa lavoro è possibile immettere più di un tipo di costo.
Ad esempio, è possibile immettere una tariffa oraria per il lavoro della risorsa, ma anche un costo per uso per un viaggio o altre spese.
Il funzionamento dei vari tipi di costo è diverso per molti aspetti, a seconda che si tratti di una risorsa lavoro, ovvero una persona, di una risorsa materiale, ad esempio cemento o ferro di armatura, o di una risorsa di costo come tariffe aeree. Per le risorse lavoro la tariffa viene applicata per unità di tempo.
Per le risorse materiali e le risorse di costo la tariffa viene invece applicata per altre unità specificate, ad esempio tonnellate, metri o un'unità di valuta selezionata.
Per le risorse servizi è prevista l'integrazione con le richieste di acquisto.
Per le risorse materiali è prevista l'integrazione con le richieste di acquisto o le richieste di prelievo da magazzino.
Come si creano preventivi (budget e forecast) e si verificano i costi in relazione ai preventivi
I preventivi possono essere creati in base ai costi per uso delle risorse e i costi fissi o le risorse di costo per singole attività.
In EPM vengono calcolati i totali dei costi per le risorse, le attività e l'intero progetto. Questo metodo, detto anche stima dal basso verso l'alto, consente di produrre risultati affidabili e accurati integrati con il controllo di gestione di RDS ERP.
Per realizzare il Budget di commessa si immettono le tariffe, i costi per uso, i costi fissi e le risorse di costo.
Quindi si immette il lavoro stimato o la durata per ogni attività.
Infine si assegnano le risorse alle attività.
Dopo l'ottimizzazione dei costi stimati è possibile salvare una previsione, definendo il questo modo un preventivo per il progetto.
Dopo avere definito un preventivo (Budget in varie versioni/forecast), sarà possibile confrontare le spese effettive con gli importi che si è previsto di spendere, quindi apportare le eventuali modifiche necessarie per rientrare nel preventivo.
In EPM è possibile individuare anche il budget dei ricavi per ogni attività ed emettere in modo integrato i SAL attivi.
Con questi dati (ricavi e costi di budget e costi effettivi) in RDS ERP sarà possibile valorizzare i ricavi lavori in corso attraverso le tecniche alternative:
Cosa sono i costi basati su tariffe e come vengono calcolati
I costi delle risorse basati su tariffe sono costi di risorse lavoro, ad esempio persone o attrezzature a noleggio, a cui si assegnano tariffe standard e, se necessario, tariffe straordinario solitamente valutate su base oraria.
Quando si assegna una risorsa a un'attività, in EPM viene calcolato il costo totale della risorsa utilizzando le tariffe orarie specificate per la risorsa e il tempo, o la durata, richiesto per il completamento dell'attività.
I costi dei materiali basati sulle tariffe sono i costi delle risorse materiali di consumo, ad esempio forniture o materiali da costruzione, a cui vengono assegnate tariffe standard, ma generalmente non calcolate su base oraria.
Per assegnare i costi per le risorse materiali, impostare la tariffa per unità di materiale, ad esempio al metro o alla tonnellata.
Quando si assegna una risorsa materiale a un'attività, i totali dei costi del materiale vengono calcolati automaticamente moltiplicando la tariffa della risorsa materiale specificata per il numero di unità di materiale utilizzate per completare l'attività.
Cosa sono i costi per uso e come vengono calcolati
I costi per uso sono tariffe occasionali per l'utilizzo di una risorsa, ad esempio un'attrezzatura. I costi per uso non dipendono mai dalla quantità di lavoro svolto.
Sono al contrario costi occasionali sostenuti ogni volta che si utilizza una risorsa. Mentre un costo per uso per una risorsa lavoro dipende dal numero di unità di assegnazione utilizzate, un costo per uso per una risorsa materiale viene applicato una sola volta.
Cosa sono i costi fissi e come vengono calcolati
I costi fissi sono costi per un'attività che rimangono costanti indipendentemente dalla durata dell'attività, dalla quantità di lavoro svolto dalla risorsa e dal numero di unità di assegnazione.
Il costo di una risorsa basato sulla tariffa può aumentare quando un'attività richiede più tempo del previsto, al contrario di un costo fisso che rimane invariato.
Ad esempio, se un carpentiere è una risorsa basata sulla tariffa, ovvero viene pagato con una tariffa oraria, ed è programmato per completare un'attività in cinque giorni ma ne impiega in effetti sette, verrà pagato più di quanto preventivato.
Se invece il carpentiere viene pagato a un costo fisso per il lavoro, il costo rimarrà lo stesso indipendentemente dal tempo impiegato per completare l'attività.
È possibile assegnare costi fissi a un'attività alla quale sono assegnati anche costi di risorse basati sulla tariffa.
Cosa sono le risorse di costo e come vengono calcolate
A differenza dei costi fissi e dei costi per uso, le risorse di costo, come tariffe aeree e affitto, vengono create come un tipo di risorsa, quindi assegnate a un'attività.
Diversamente dalle risorse lavoro, non è possibile applicare un calendario alle risorse di costo, pertanto non influiscono sulla programmazione dell'attività.
L'importo delle risorse di costo non dipende dalla quantità di lavoro svolto per un'attività.
Le risorse di costo vengono utilizzate quando si desidera applicare a una singola attività più costi distinti che non vengono modificati dalla quantità di lavoro svolto per l'attività.
Come si regola il flusso di cassa
Quando si assegnano i costi alle attività e alle risorse, è possibile specificare come vengono attribuiti i costi.
Se il flusso di cassa costituisce un fattore critico nel progetto, è opportuno modificare il modo in cui vengono attribuiti i costi alle singole attività, in modo da far sì che l'attribuzione avvenga solo quando si dispone di fondi sufficienti per il pagamento.
Ad eccezione dei costi per uso, che vengono sempre attribuiti all'inizio di un'attività, per impostazione predefinita in EPM, i costi vengono attribuiti in quote e l'attribuzione viene calcolata in base alla percentuale di completamento dell'attività, distribuendola sull'intera durata dell'attività stessa.
Tuttavia, è anche possibile attribuire i costi all'inizio di un'attività, se si dispone di una somma forfetaria pagabile all'inizio, oppure alla fine dell'attività, se il pagamento viene rinviato fino al completamento del lavoro.
Comunicazione e presentazione efficaci delle informazioni sui progetti
EPM, attraverso il modulo dailyBI di RDS ERP, consente di creare, con l'utilizzo di grafici e diagrammi di Gantt., relazioni di maggiore immediatezza e pertanto più efficaci.
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